LiveMindMapping op zeer hoog niveau

Dit jaar werd de ‘livemindmap-stream’ verzorgd door de livemindmappers Alexis van Dam , Mathieu van der Wal en Sander Kamp (met ondersteuning van Prawish Oemraw) van resp. Hypershifters, aHa!Coaching en World of Minds. Dit gebeurde op een zogenaamde ‘simulcast locatie’, dit zijn locaties waar de TEDx talks officieel worden ‘gestreamd’ om ze aan te bieden aan geïnteresseerden die om verschillende redenen niet aanwezig kunnen zijn in de stadsschouwburg in Amsterdam. Op de bovenste verdieping in het hoogste kantoorgebouw van de Benelux was naast een scherm met de videostream van de talks ook een 2e scherm opgesteld waarop het team van Connection of Minds de talks tevens inzichtelijk maakte door middel van ‘LiveMindMapping‘. Deze ‘stream’ bood de TEDx fans (naast een ‘videostream’ en een ‘twitterstream’) de mogelijkheid de ‘talks’ live te volgen in de vorm van een ‘real-time groeiende’ mindmap. Deze mindmaps zijn inmiddels als ‘mindmap-rapportage’ online gezet. Bij een ‘mindmap-rapportage wordt de balangrijkste informatie uit o.a brainstorms, presentaties en lezingen genoteerd in sleutelwoorden. Door deze te voorzien van kleine plaatjes en kleur onstaan er duidelijke verbanden en wordt het in plaats van een lang verhaal een mooi plaatje. Iedereen ziet dan letterlijk ‘the big picture’. Daarmee gaat het TEDxAmsterdam event nog ‘door’ na de dag zelf.

Eén van de ‘simulcastlocaties’ werd dus verzorgd door Deloitte in de maastoren in Rotterdam op de 44e verdieping, wat het evenement een spectaculaire lading meegaf. Naast een uitstekende lunch en een minstens evengoed diner zorgde Deloitte tijdens de diverse pauzes o.a. voor extra ‘Food for thought’. Jerre Lubberts gaf een interessante keynote over denken met het hele brein en er was gedurende de dag mooie live muziek van Hering music. (Jerre heeft zijn mindmap-presentatie beschikbaar gemaakt).

Een kat heeft 9 levens, Afrikaanse dictators niet

Het aanbod sprekers stelde bij deze TEDx-editie wederom niet teleur, er zijn veel memorabele 20 minuten talks voorbij gekomen! Er werd zelfs een talk zonder spreker zelf op het podium gegeven ter preventie van mogelijke represailles uit het thuisland van de spreker. De aanwezigen konden onder andere kennis maken met de android-robot van dr. Hendrik Schärfe, Generaal Peter van Uhm verbaasde menigen door kort na het begin van zijn talk een machinepistool van een officier in zijn handen te krijgen en te vertellen waarom hij eigenlijk niet van wapens houdt. Journalist Harold Doornbos wist later de lachers op zijn hand te krijgen door te melden dat de enige Gadaffi die nog vrij in Tripoli rondloopt, de familiekat is. “Een kat heeft 9 levens, Afrikaanse dictators niet”.

De MindMaps van TEDxAmsterdam2011

Bekijk de samenvattende mindmap van alle talks. Deze mindmap bevat de belangrijkste informatie van de TEDxAmsterdam talks genoteerd in sleutelwoorden. Binnen deze mindmap zijn tevens links naar filmpjes van de talks zelf, korte biografieën van de sprekers en samenvattingen van de talks te zien. Al direct bij het openen is het zichtbaar dat alle informatie in één overzichtelijk plaatje staat!

We zijn er erg blij met het resultaat van onze contacten in 2011 en die dankbaarheid willen we graag uitdrukken.

Het effect aan onze kant is in 2011 geweest dat we van veel lezers en klanten kwalitatief goede feedback hebben ontvangen op onze vragen, onderzoeken en blogposts. Zodoende hebben we veel nieuwe klanten kunnen verwelkomen. Vandaar hierbij onze oprechte dank met een (gratis) aanbod hieronder om onze waardering te benadrukken.

Waar heeft ons contact dan toe geleid, waar anderen ook wat aan hebben?
Drie belangrijke zaken:

1. maar liefst 3 blogposts in de top10 van 2011 (we stellen nog altijd reacties onder de posts en retweets zeer op prijs) !
2. een nieuwe aanpak voor ‘denk- en doe sessies’ (livemindmapping, co-creatie) en de nieuwe kennis inventarisaties
3. een ‘leergang’ van 4 elkaar versterkende trainingsmodulen die daadwerkelijk ‘Het Nieuwe Werken’ helpen invoeren voor medewerkers, teams en managers. Zie ook verslimmen.nl.

Hoe kunnen we die nieuwe kennis weer terug laten stromen naar onze relaties?

• Ad 1) Door een inhoudelijke reactie op een van onze blogposts te belonen met een éénmalige korting van 15% op een dagtraining naar keuze
  (registreer je voor 1-2-2012 door een e-mail te sturen met in de onderwerpregel deze code: reactieblogpost15jan11actie en de naam van de blogpost waarop je hebt gereageerd)
• Ad 2) Door een éénmalige kennismakingskorting van 20% voor een Connection of Minds sessie aan te bieden
  (registreer je voor 1-2-2012 door een e-mail te sturen met in de onderwerpregel deze code: CoM20jan11actie)
• Ad 3) Door een ‘try out korting’ te geven van 10% op de Smart Reset Series, indien je er een ervaring over wil schrijven die we mogen plaatsen
  (registreer je voor 1-2-2012 door een e-mail te sturen met in de onderwerpregel deze code: SRS10jan11actie)

Vuurpijl?
Als klap op de vuurpijl bieden we je ook gratis kennis aan zonder dat je een dienst hoeft af te nemen. We gaan in februari een coaching programma beginnen waarbij je a.d.h.v. een 4-tal webinars en huiswerk opdrachten slimmer leert werken, niet harder. Dit is een programma t.w.v. €295,00 excl. BTW en samen ontwikkeld op basis van ervaringen met klanten als Shell, 3M, lokale overheden en Ministeries.
(registreer je voor 18-1-2012 door een e-mail te sturen met in de onderwerpregel deze code: coach100jan11actie).

We hopen dat je met een van de ’kennisdeel acties‘ meedoet en wensen je een heel gezond, innovatief, succesvol, grappig, creatief, samenwerkend en kennisdelend 2012 toe!

Het team van
aHa!Coaching
World of Minds
Hypershifters

* afbeelding via wallpapers99.com

Lead

MindMaps brengen structuur en overzicht aan. Er zijn veel verschillende tools beschikbaar zijn voor desktop en online, maar iMindMap 5 online onderscheidt zich van de rest. ThinkBuzan iMindMap kan namelijk woorden langs de takjes van de mindmap schrijven. Waarom is dat belangrijk en onderscheidend?

Waarom schrijven langs de takjes?

ThinkBuzan bracht in mei 2011 gelijktijdig versie 5 voor de desktop en het nieuwe iMindMap 5 Online Software as a Service (SaaS) uit. Beide onderscheiden zich van andere software door de mogelijkheid om tekst langs de takjes te schrijven. Tony Buzan, de moderne grondlegger van het mindmappen, benadrukt dat belang omdat er compactere mindmaps kunnen worden gemaakt. Bovendien zien de mindmaps er organischer uit. Met de iMindMap-software kan iemand digitaal een mindmap maken die bijna gelijkend is aan een handmatige getekende versie. Onderzoek heeft uitgewezen dat onze hersenen het fijn vinden om naar organische vormen te kijken. Kijk maar eens rond in de natuur… hoeveel hoekige elementen kan je vinden?

Functionaliteiten

Ultieme vrijheid tijdens het mindmappen

Registratie verloopt via de website van iMindMap. Via de accountpagina kan worden doorgeklikt op de iMindMap Online. De gebruiker start direct met een lege mindmap; er zijn helaas geen sjablonen beschikbaar voor een snelle start. Na de keuze voor een onderwerp, zijn er twee manieren om een takje te maken. Via een knop of sneltoets kan een takje automatisch worden gemaakt. De kracht van iMindMap is echter dat zelfs een takje letterlijk getekend kan worden. Het vergt enige behendigheid omdat aan het uiteinde van een tak een dikke stip en een rand eromheen oplicht. Met de cursor kan vanuit de stip een nieuwe tak worden getrokken terwijl met de rand de gehele tak kan worden verplaatst.

Voor snelle invoer kan met behulp van de toeten ‘insert’ en ‘enter’ (Windows) snel teksten langs de takjes worden geschreven. Wanneer een takje wordt getrokken dat dreigt dwars door een andere tak te gaan, schuift iMindMap automatische die takjes opzij. De gebruiker kan zelf de kleur van takken bepalen. Standaard wordt elke hoofdtak automatisch voorzien van een kleur. Er onstaat een regenboog aan kleuren; dat kan worden gewijzigd. Er zijn 3 lettertypes om uit te kiezen. Er kan worden aangegeven hoe de tekst moet worden gepositioneerd op de tak. Er kunnen relaties worden getrokken tussen takken, zodat de lezer van de mindmap houvast heeft hoe elementen in de mindmap zich tot elkaar verhouden. Een tak kan ook worden voorzien van een wolk om op die inhoud de aandacht te vestigen.

Eén plaatje zegt mee dan duizend woorden

De iconen hebben een frisse uitstraling. De afbeeldingen hebben een cartoonachtige uitstraling. De afbeeldingen kunnen zowel op de tak worden geplaats of zwevend om de tak heen. Het is een gemis dat er geen eigen afbeeldingen of via Google image search kunnen worden toegevoegd. Hierdoor zou een eigen unieke uitstraling of bijvoorbeeld logo’s aan de mindmap kunnen worden toegevoegd.
In het zijpaneel kunnen iconen, afbeeldingen worden gezocht en via slepen aan een takje worden toegevoegd. Daarnaast kan via het zelfde paneel hyperlinks of tekstnotities aan een takje worden gekoppeld. Een relatief groot deel van het zijpaneel wordt ingenomen door het onderdeel “vrienden”. Hierdoor is er relatief weinig ruimte (bij gebruik op een klein scherm) om handig door de afbeeldingen te scrollen. Het zijpaneel kan worden verborgen zodat er meer canvasruimte is om te kunnen mindmappen. Helaas ontbreekt de mogelijkheid om gemakkelijk de gehele mindmap over het canvas te tonen, er kan alleen met zoompercentages gewerkt worden.

De software heeft een Engelse helpfile met belangrijke instructies. Kijk ook in de FAQ (veelgestelde vragen) en/of werp een blik in de kennisbank. Via de inlogpagina zijn een aantal videotutorials beschikbaar.

Delen van de mindmap en samenwerken

Als er geen beschikking is over een desktopversie van iMindMap dan kan een mindmap in de online variant alleen worden opgeslagen als een jpg-afbeeldingen. Bij het opslaan als afbeelding, wordt geen extensies meegegeven, maar door als gebruiker “.jpg” aan de bestandsnaam toe te voegen, maakt iMindMap een mooie scherpe afbeelding van je mindmap. De afbeelding kan bijvoorbeeld in een presentatie worden gebuikt. De mindmaps kunnen niet worden geprint vanuit de online omgeving.

De mindmaps kunnen worden gedeeld met anderen zodat zij deze kunnen bekijken en/ of er aan kunnen bijdragen. Die ander moeten eerst als contact in het adresboek worden aangemaakt. Dat contacten aanmaken kan alleen als de username wordt ingevoerd. Het is alleen mogelijk mensen te laten samenwerken in een mindmap als zij al gebruiker zijn. Diverse andere online mindmaptools kunnen (nieuwe) gebruikers per email uitnodigen om deel te nemen.

Inhoud uit mindmaps altijd beschikbaar

De online versie van iMindMap5 is beschikbaar in het Engels; de fabrikant werkt aan meer vertalingen waaronder Nederlands. iMindMap 5 Online is standalone te gebruiken of naast een desktopversie van iMindMap 5. Vanuit de desktopversie is er een integratie met het online variant. Door mindmaps online op te slaan, is er altijd de beschikking over de mindmaps zonder de desktopversie. Vanuit de desktop versie kunnen mindmaps uit de cloud worden binnengehaald en worden verrijkt met meer functies zoals taken.

Online versus desktop versie

Vergeleken met de desktopversie valt op dat de online SaaS oplossing veel minder functies heeft. Een belangrijk gemis is de mogelijkheid om taakinformatie toe te voegen. Hierdoor is de online versie van iMindMap niet geschikt voor het maken van een planning, managen van projecten of het bijhouden van taken. De presentatiemodus (op de desktopversie een geanimeerd groeiende mindmap) is niet beschikbaar in de cloudversie.

Eindoordeel

Hoewel recentelijke de vijfde versie van iMindMap voor de desktop het licht zag, is dit pas de eerste release van de SaaS versie. Op een aantal oneffenheden na zit de cloudtool goed in elkaar. Het werkt snel en is overzichtelijk in gebruik. Voor verbetering vatbaar zijn betere afbeeldingen en de mogelijkheid eigen afbeeldingen te gebruiken. Het niet kunnen toevoegen van taakinformatie is een gemis. De Online versie van iMindMap 5 geeft een mooie gebruikerservaring omdat zelf takken kunnen worden getrokken. Er kunnen organische en kleurrijke mindmaps worden gemaakt die in maar weinig andere online oplossingen op zo’n manier mogelijk zijn. Met €75,- (incl BTW) voor 12 maanden gebruik, is iMindMap zeker niet voordelig. MindMeister of DropMind Web bieden meer functies tegen een lagere prijs. Hoewel de online mindmap tools overeenkomsten hebben, verschillen ze ook onderling. ThinkBuzan iMindMap Online volgt de mindmapfilosofie terwijl andere tools meer functies hebben. Zijn er vragen over de toepassing van mindmapping in brainstormsessies en/of het werkproces, neem contact met mij op en ik help je graag verder.

Meisterlabs heeft onlangs MindMeister versie 6 gelanceerd. MindMeister is een ‘Software as a Service’ (SaaS) dienst voor mindmapping. Volgens de ontwikkelaar is het met afstand hun grootste, en meest tijdrovende herontwerp sinds de initiële lancering in 2007 geweest. En dat is duidelijk te zien. De online mindmapping dienst beschikt over verschillende nieuwe functies en tegelijkertijd zijn oude functies verbeterd. Hypershifters’ testers zijn blij dat ook aandacht is geschonken aan de verbetering van de oude functionaliteit, diverse ontwikkelaars vergeten dat het toevoegen van nieuwe functies een relatief slecht product niet altijd beter maken. MindMeister was zeker geen slecht product maar kon hier en daar een update krijgen. Voornamelijk snel navigeren en het beheren van grote mindmaps waren punten die aandacht behoefden.

Frisse look & feel

Wanneer de gebruiker MindMeister (6) voor het eerst ziet, valt meteen op dat de user interface een revisie heeft gekregen. Hoewel alles er nieuw uitziet,  is de positie van de meeste knoppen gelijk aan die van ‘de oude MindMeister’ en dat is goed! Gebruikers profiteren van een nieuw product zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken dat eerst twee uur moet worden uitgetrokken om weer opnieuw bekend te worden met de dienst.

User interface

De twee meest duidelijke veranderingen aan het design zijn: de layout van de mindmaps en de herontworpen toolbar aan de rechterkant van het scherm (‘properties’). De laatste neemt niet meer een complete strook van het scherm in en is nu een (te minimaliseren) tabblad geworden. Vooral gebruikers met netbooks en kleinere laptops zullen hiervan profiteren.

Automatische layout van mindmaps

Een van de verbeteringen is de ‘keep aligned’ functie die te vinden is onder een knop die tevens de deel- en exportmogelijkheden, thema’s en printmogelijkheden huist. Hoewel deze optie de mogelijkheid om volledig vrij topics te plaatsen waar de gebruiker wil is het daadwerkelijk gebruiken hiervan wellicht een ‘must’. Bij het maken van grote mindmaps wilde topics nog wel eens door elkaar lopen en door de grote afstand tussen hoofd- en subtopics werd het vaak onduidelijk. Iets dat mindmappen juist zou moeten verbeteren. ‘Keep aligned’ zorgt ervoor dat de gebruiker zich kan blijven concentreren op de informatie die hij/zij in de mindmap wil zetten zonder zich zorgen hoeven te maken over layout.
De nieuwe layout van de mindmaps zelf maakt ze mooier en duidelijker, beter nog, ze lijken nu meer op een mindmap.

Zakelijk gebruik

MindMeister is sinds de update beter bruikbaar voor zakelijke toepassingen. Een braindump snel exporteren in een PowerPoint presentatie of het converteren van de agenda notulen in een gestructureerd Word document is nu mogelijk bijvoorbeeld. De gebruiker heeft zelf controleren over welke informatie meegeëxporteerd wordt. Denk hierbij aan zaken als hyperlinks en afbeeldingen in de mindmap. Deze functies zijn een aanwinst die veel ervaren gebruikers zullen toejuichen en kan wellicht het erbij gebruiken van een desktop mindmappingprogramma overbodig maken.

MindMeisters’ gebruik uitbreiden

MindMeister heeft de verschillende bestandtypes die geïmporteerd kunnen worden niet veranderd. Om niet meer handmatig een mindmap van grote Word documenten te hoeven maken in MindMeister is er de relatief nieuwe Word2Map add-in voor Microsoft Word (Windows). Deze stukje software stelt de gebruiker in staat om stukken tekst te selecteren en deze toe te wijzen als zijnde een hoofdtopic of een subtopic op een dieper niveau. Tevens kunnen geselecteerde teksten worden toegewezen als notitie van een topic. De add-in genereert een FreeMind bestand wat door MindMeister geïmporteerd kan worden en de gebruiker veel tijd kan schelen.

Conclusie

MindMeister heeft de huidige MindMeister ervaring verbeterd en de dienst klaargemaakt voor toekomstige toevoegingen. De testers van Hypershifters zijn tevreden met de verbeterde MindMeister, huidige gebruikers profiteren van een geupdatet product zonder dat een (dure) upgrade hoeft te worden aangeschat zoals vaak het geval is bij een desktopproduct. Er zijn nog enkele gewenste functies als ‘floating topics’ voor brainstormen, organische takken die van dik naar dun lopen, een spreadsheet exportmogelijkheid en het kunnen toevoegen van accolades.

Hulp nodig bij het inzetten van MindMeister in jouw dagelijkse werk?

Al aan het werk met MindMeister maar nog het gevoel dat het teveel tijd kost om jouw mindmaps echt te maken zoals jij die wil? Of wil je MindMeister zakelijk gaan gebruiken voor bijvoorbeeld: projecten, vergaderen of kennis management sessies? Check de Mindmeister training classroom training van Academy of Minds voor de Benelux area of vraag hen voor een opmaat webinar.

Online mindmappen heeft voordelen als het gaat om gemakkelijk delen van kennis en informatie. Het scheelt file tijd en is prima inzetbaar bij brainstorms, vergaderingen en ‘project-start-ups’. Het vergt wel iets meer van de voorzitter en deelnemers dan bij een fysieke bijeenkomst. Daarover later meer. Inmiddels zijn er diverse cloud apps voor handen. Seavus DropMind™ heeft al wat langer een web-versie van haar desktop-versie van DropMind beschikbaar. De geteste versie is 2.7 web, deze is juni 2011 beschikbaar gekomen. Integratie met o.a. Google Apps, iPad, desktop en de online samenwerkingsmogelijkheden vormen de drijfveren van deze SaaS-oplossing.

Tijd- en plaatsonafhankelijk werken met Dropmind

Seavus DropMind™ Web (eerste release 2009) is een mindmappingoplossing voor visueel denken en organiseren van on-line activiteiten.  Online mindmappen kan helpen om de productiviteit van (interne en/of externe) teams significant te verhogen waardoor o.a. tijd wordt bespaard. en draagvlak wordt vergroot. Gezamenlijk (tegelijkertijd) on-line mindmappen wordt o.a. toegepast bij het ontwikkelen van plannen, starten van projecten, vergaderen, projecten opstarten, samen de ‘ruggegraad’ van documenten maken, problemen sneller oplossen

Lees de volledige test.

Dit is het laatste deel in de zoektocht naar hoe mindmapping kan helpen je werk beter te doen. In deel 1 heb ik me afgevraagd wat dat ‘beter doen’ inhoudt en of het mindmapping daar zo’n belangrijke rol in speelt dat het een van de pijlers onder Het Nieuwe Werken zou moeten zijn. Ook in dit deel bespreek ik een aantal toepassingsgebieden om na te gaan in hoeverre bestaand onderzoek mijn persoonlijke ervaringen bevestigt. Hier trek ik ook de conclusie of mindmapping een pijler van HNW zou moeten zijn.

Wat zit er achter een goede mindmap?

Een van de meest gevolgde trainingen in 2010 was ‘leren mindmappen’. Dat heeft tot wildgroei en veel slechte mindmaps geleid. Een góéde mindmap faciliteert in mijn ervaring zowel het proces van lineair ordenen van de informatie die binnenkomt (linker hersenhelft) als het simultaan een volledig plaatje daarvan maken (rechter hersenhelft). Daniel Pink noemt in zijn boek A Whole New Mind een voorbeeld van hoe dit whole brain thinking werkt.

Stel, je bereidt met je partner een belangrijk etentje voor gasten voor en jíj zou de wijn halen. Een uur voor de gasten komen ontdekken jullie dat de wijn er niet is en je partner sist boos: ‘Ik ga wel naar de avondwinkel!’ Als je alleen met je linker hersenhelft zou denken, maak je een analyse van de informatie die woord voor woord binnenkomt en zou je kunnen denken: prima, dat is geregeld. Echter als je tegelijkertijd alle andere informatie gebruikt om het plaatje compleet te maken, lichaamshouding van je partner, gezichtsuitdrukking, intonatie, denk je misschien: oeps.

Je zou kunnen zeggen links is tekst, rechts context. Een goede mindmap stimuleert daarom denken met je hele brein, ofwel: de samenwerking tussen beide hersenhelften. Dit gaat verder dan de mindmapregels die je in de boeken van Tony Buzan aantreft. Uit de mailreacties op deel 1 en 2 bleek dat veel mensen mindmapping in eerste instantie vooral zien als een schrijf- en geheugentechniek en daarbij voorbijgaan aan mindmapping als denktechniek. Een goede mindmap helpt ons beter te denken.

Mindmapping vergroot het leervermogen

Mijn ervaring als trainer én leerling is dat mindmapping een effectieve methode is om te leren, kennis over te brengen en beter te leren denken. Uit een studie door Abi-El-Mona en Adb-El-Khalick (2008) bleek dat WO-studenten die mindmapping toepasten een aanzienlijk steilere leercurve vertoonden in het verwerven van conceptueel inzicht en praktisch redeneren dan studenten die conventionele studietechnieken gebruikten. Ook uit onderzoeksmateriaal verzameld door Budd (2004) blijkt dat het gebruik van mindmapping de studenten betrekt bij het actief leren. Mento e.a. (1999) verklaren dat mindmapping een effectief, cognitief hulpmiddel is dat op verschillende manieren kan worden ingezet vanwege het potentieel om associatieve en niet-lineaire gedachten vorming te stimuleren.

Mindmappen stimuleert het expressieve of visuele denken en biedt studenten ook een andere manier om hun kennis en begrip met elkaar te delen (Goodnough and Long, 2002). Dit is een factor van betekenis en van nut voor studenten die moeite hebben met meer conventionele onderzoeks- en schrijfwijzen (Peterson and Snyder, 1998). Onderzoek van Cain (2001/2002) toonde een verbetering aan van het concentratievermogen (ook voor een langere tijd op één taak), van het kunnen stellen én beantwoorden van vragen en van de onafhankelijkheid bij de uitvoering van opdrachten.

Mindmapping stimuleert kritisch denken

Een mindmap kan helpen om met meer bewustzijn, grotere helderheid, meer diepte en breedte te denken en zo de relaties tussen ideeën en elementen van een thema te verkennen buiten de gebaande paden. Het geeft een nieuw perspectief, doordat het je in staat stelt alle relevante vraagstukken te onderkennen (analyse; links) en keuzes in het licht van het grotere plaatje (holistisch; rechts) te kunnen onderzoeken. Het wordt ook makkelijker om nieuwe kennis en informatie te integreren en logisch te organiseren, omdat je niet gebonden bent aan een rigide structuur.

Mueller e.a. (2002) beschrijven hoe mindmaps worden gebruikt om patiëntenzorg te plannen, wat heeft geleid tot een verbetering in denkvaardigheid, waaronder: het kritisch denken,whole brain thinking en het veelomvattend denken. Deze aanpak bevordert het kunnen plannen van zorg geconcentreerd op de patiënt als het centrum van het zorgplan en het stimuleren van het maken van verbindingen tussen verpleegkundige diagnoses en patiëntenzorggegevens.

Volgens onderzoek van Peterson en Snyder (1998) stelden mindmaps deelnemers letterlijk in staat te ‘zien’ welke variabelen bij een maatschappelijk probleem betrokken zijn en de onderlinge afhankelijkheden tussen deze variabelen. De mindmaps bevorderden ook het kritisch denkvermogen en werden gebruikt om verschillende wijzen van benadering van hetzelfde onderwerp mogelijk te maken. Bovendien faciliteerden mindmaps een effectieve probleemoplossing en konden deelnemers op de juiste wijze vaststellen waar aanvullende informatie nodig was.

Wel of geen pijler van Het Nieuwe Werken?

Vanuit de kapstok – de werkzaamheden van de kenniswerker – die ik in de drie delen heb gekozen bleek dat mijn persoonlijke ervaring als trainer en adviseur wordt bevestigd door de genoemde onderzoeken. Deze geven aan dat mindmapping een belangrijke bijdrage kan leveren om je werk beter te doen. Ik ben naast de in dit en het vorige deel genoemde onderzoeken ook nog onderzoeken tegengekomen (met dank aan ‘Buzan Online’, ‘Mind mapping: Scientific Research and Studies’) die aantonen dat mindmapping ook je geheugen en het schrijfproces verbetert en zelfs kan leiden tot meer plezier in je werk (mail of tweet me als je hierin geïnteresseerd bent).

Of mindmapping een pijler onder Het Nieuwe Werken is hangt wat mij betreft óók in belangrijke mate af van de gebruikte definitie van Het Nieuwe Werken. De meeste definities die ik ben tegengekomen missen volgens mij een essentieel onderdeel: Het bewust zijn en verbeteren van je (ons) denkproces. Daarom hanteer ik deze definitie die voortborduurt op de definitie uit deel 1:

~Meer de juiste dingen doen in minder tijd met meer plezier en resultaat vanuit rust en balans~

Deze definitie behelst een aantal zaken als het bewust (denken en) maken van keuzes, een plezierige werkplek, de juiste (denk)houding en motivatie, slimmer (samen)werken (en denken) niet harder met plezier en vanuit rust en overzicht, kennis (en denkkracht) hergebruiken en het beter balanceren van privé- en werkdoelstellingen. Dat vraagt nogal wat van ons! Dat gaat verder dan gedrag, outputsturing, het gebouw, tijd- en plaatsonafhankelijk werken en (ICT)systemen. Hier speelt beter en bewuster nadenken een essentiële rol.

Veel van mijn leerlingen geven aan het steeds moeilijker te vinden overzicht te houden en om te gaan met de werkdruk, toenemende hoeveelheid informatie (actoren) en vragen van managers en collega’s. Ze nemen niet altijd bewust een pauze tussen actie en reactie om goed na te denken (daar zit de vrijheid). Bovendien is onze manier van kijken naar ‘het werk’ en wat technisch mogelijk is continu aan verandering onderhevig.

Mindmapping, een belangrijke pijler onder Het Nieuwe Werken!

Mindmapping blijkt ons denken goed te ondersteunen. Goede mindmaps stimuleren onze beide hersenhelften om samen te werken, waardoor we makkelijker het complete plaatje kunnen construeren van alle lineaire input inclusief de actoren en de onderlinge verbanden. Door een goede mindmapvisualisatie kunnen we beter denken omdat we onze gedachtestappen letterlijk kritisch kunnen bekijken en we (bewust) kunnen controleren of we de juiste argumenten bij onze meningen hebben gevonden en op welke feiten die gebaseerd zijn. Maar ook om een compleet nieuwe gedachtelijn op te zetten (buiten de ‘gebaande paden’). Dit leidt tot meer creativiteit, een verbetering van ons probleemoplossend vermogen en geheugen.

Helemaal krachtig wordt het als we samen op deze manier gaan denken (livemindmapping) en bijvoorbeeld aan de hand van een beamerscherm direct kunnen controleren of onze gedachtestappen kloppen en we nog wel een dialoog voeren (dit kan zelfs tegelijkertijd, tijd- en plaatsonafhankelijk via een online mindmapapplicatie). Hierdoor zijn we in staat ons denken en daarmee (onze kijk op) ons werk continu te verbeteren. Vanuit die gedachte is mindmapping wat mij betreft een belangrijke pijler onder Het Nieuwe Werken. Een manier om dit individueel te doen is Het Nieuwe Werken in te steken vanuit een Personal Dashboard en in teamverband met Het Nieuwe Vergaderen of Het Nieuwe Samenwerken.

Lees ook Mindmapping, een van de pijlers van Het Nieuwe Werken (deel 1) en Mindmapping, een van de pijlers van Het Nieuwe Werken (deel 2).

Mindjet Catalyst ondersteunt teams en individuen om op een creatieve en visuele manier problemen op te lossen en complexe informatie overzichtelijk te maken. Daarnaast kunnen gezamenlijk acties bepaald en bijgehouden worden en zijn documenten, kennis en inzichten te delen via de geïntegreerde chat. Met de online software kan bespaard worden op reistijd en wordt het zoeken naar informatie efficiënter. Catalyst is de online variant van MindManager, één van de bekendste desktop mindmapping software tools.

“Waar staat dat ene projectvoorstel?” “Hebben we niet al eens een keer een aantal taken verdeeld?” “Ik wil graag de voortgang vastleggen en delen met anderen zodat we geen zaken dubbel gaan doen”. Het werken in teams (zeker op afstand) vraagt van de teamleden dat ze overal een up-to-date overzicht hebben van de taken en de voortgang. Een overvloed aan informatie maakt het echter moeilijk om de juiste informatie altijd beschikbaar te hebben.

Lees de volledige test.

In mijn vorige post heb ik verteld hoe je meer rust en balans kan krijgen door gebruik van een persoonlijk dashboard. Dat kan ook als je in een team opereert. Met collega’s of juist je klanten of leveranciers. Het liefst de hele keten. De voordelen gaan dan verder. Vooral voor je organisatie. Het Nieuwe Werken is veel oude wijn in nieuwe zakken. Een van de echt nieuwe elementen is hoe we sneller samen kunnen schakelen.

Het Nieuwe Samenwerken begint juist niet bij instrumenten, maar bij connecties maken. Het begint bij de motivatie om eerst de ander te willen begrijpen voor je zelf begrepen wilt worden. Ook met de mensen buiten je team. Dat doe je nog steeds het beste als het eerste contact fysiek is. Dat ont-moeten kan steeds makkelijker door nieuwe werkplekken op makkelijk bereikbare plaatsen zoals Seats to Meet, Swunghouse maar ook speciaal ingerichte plekken voor vergaderen en brainstormen zoals bijvoorbeeld het Hypershifterslab. De meeste mensen hebben een basale behoefte aan contact maken, verbinden, begrepen en gewaardeerd worden. Dat lukt het beste als je elkaar kan aankijken, een hand geven en van alle indrukken een geheel kunt maken.  Waarom communiceren we dan toch zo dicht langs elkaar heen? Zelfs als we met elkaar in één ruimte zijn? Ook al is die nieuwe ruimte nog zo ‘HNW’?

Ieder zijn eigen bril

We lijken wel geconditioneerd door onze opleiding, opvoeding, emotionele ervaringen, maar ook door onze oerdriften. Wie gebruikt nog echt de pauze tussen actie en reactie? Daar ligt de vrijheid en de ruimte om de ander echt te begrijpen en goede keuzes te maken. Dus in die pauze even contact maken met onze principes, waarden en normen. Als we een vergadering, brainstorm of wat voor bijeenkomst ook binnen stappen, kijken we ieder vanuit onze eigen bril naar de werkelijkheid. Hoe kunnen we die werkelijkheden op elkaar afstemmen zodat we samen verder komen? Door ze te visualiseren! We zijn immers beelddenkers. Interactief met elkaar visualiseren en zien wat de ander bedoeld en samen te kunnen toetsen of wat we zien ook is wat we bedoelen. Pas daarna elkaars ideeën oppakken, verbinden en verder brengen.

Wat levert dat op?

Enig idee wat dat kan opleveren voor de organisatie? Veel. De laatste business case die ik heb mogen inzien gaf een besparing te zien van ruim 340.000 euro op jaarbasis op een afdeling van 60 mensen met een voorinvestering van 31.000 euro. En dan alleen op basis van meetbare voordelen zoals kortere meetings, dat acties minder lang uitstaan, projecten sneller worden opgestart, minder hoeft worden gezocht naar informatie en kennis sneller beschikbaar is om toe te passen.

Samen een vertrekpunt en einddoel visualiseren

We zijn niet geneigd foto’s te kopen waar we zelf niet op staan. Als we dus op het beamerscherm bijvoorbeeld een mindmap (een ‘foto’ van ons gesprek) ‘live’ zien groeien met onze eigen opmerkingen, vragen en ideeën in steekwoorden, voelen we onze gehoord. Bovendien kunnen we makkelijker ‘op elkaars schouders gaan staan’, het geheel blijven overzien terwijl we toch de details in kunnen ‘zoomen’. Dan ontstaat er draagvlak en een goede basis om na de bijeenkomst beter te communiceren, sneller beslissingen te nemen, makkelijker kennis uit te wisselen en dus de acties en projecten die daaruit voortkomen te versnellen. Live mindmappen is hiervoor een uitstekend middel.

Project- en programma dashboards

Die projecten en acties krijgen dan een gezamenlijk draagvlak, maar het blijft nodig ze te kunnen blijven ‘zien’. Ook als je een van de stakeholders bent die geen gebruik kan maken van de IT-infrastructuur binnen de muren. Dan wordt ook het tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken van belang. Dus na de eerste brainstorm, vergadering of project start-up juist niet elke keer met elkaar in een ruimte gaan zitten. Cloudtools die dat ondersteunen zullen een stormachtige groei doormaken. Dat zien we nu al met tools die ‘doorhebben’ dat je het proces van elkaar begrijpen centraal moet stellen en optimaal moet faciliteren. Dit kan bijvoorbeeld heel goed met ‘on-line mindmapping tools’ omdat je dan samen de onderliggende detailniveaus kan maken, acties hieraan kan verbinden met draagvlak en weer publiceren voor alle teamleden en stakeholders.

Zelf proberen

Niet elke bijeenkomst leent zich voor ‘livemindmapping’. Zeker als er veel politiek speelt. Op basis van mijn ervaring heb ik hier mijn tips geplaatst om zelf een live mindmapping sessie te organiseren.

Begin met eenvoudige sessies en maak na de eerste sessie een project dashboard om iedereen ‘aan boord te houden’. Ga daarna stap voor stap grotere uitdagingen aan. Oefening baart kunst.

In een eerdere post over Het Nieuwe Werken op re.Public deponeerde ik de stelling dat je focus en discipline nodig hebt om meer plezier in je werk te hebben. Met mijn daarin beschreven oefeningetjes kun je erachter komen in hoeverre je verslaafd bent aan urgentie en hoeveel discipline en focus je nodig hebt om ook de kwadrant 2 prio’s van de Eisenhower matrix te doen. Een oplossing om je verder te bekwamen in ‘al je ballen in de lucht te houden’, is om gebruik te maken van een persoonlijk dashboard (PD). Dit is een plek, een soort bureaublad, op papier of elektronisch, waar vanuit je je werk organiseert.

Visuele kapstok

Dit dashboard helpt je om zowel je korte- als lange termijndoelen te halen. Als een PD op je eigen (bewust) gekozen doelen is gebaseerd is de kans groter dat je meer plezier hebt en meer de juiste dingen doet. Dan ga je van 4 of 5 to-do lijstjes (in je telefoon, post-its op je monitor, je agenda, bierviltje, in je PC/smartphone etc.) naar één overzicht. Je gaat van alleen je dagplanning naar ook een ‘wekenplanning’. Door deze ‘visuele kapstok’ kun je blijven focussen op je doelen en de opbreking daarvan. Het ‘flowdiagram’ helpt je om op basis van de Eisenhower matrix alles wat iedere dag weer bij je binnenkomt (telefoontjes, emailtjes, ‘binnenvallers’, sms’jes etc.) goed in te plannen.

Beter balanceren door oefenen

Met de beschreven aanpak heb je alles in één overzicht inclusief je nieuwe ideeën en wat je hebt geleerd, waardoor je niet elke keer het wiel hoeft uit te vinden en ook dát geeft rust. Er zit meer achter het PD, maar de essentie is dat je zelf een plek creëert waar je overzicht, focus, taken, bewustwording en reflectie bijeenbrengt. Dan kun je zaken ook beter balanceren. Dit kan op papier, maar ook in elektronische vorm. Echter, het brengt alleen iets als je de discipline opbrengt om iedere dag weer je PD te bekijken én bij te houden. Een training en persoonlijke coaching kan hierbij van nut zijn. Onderzoek heeft immers uitgewezen dat je minimaal 18 dagen iedere dag moet oefenen om een nieuwe gewoonte aan te leren!

Integratie sociale media en bronnen

Ik gebruik zelf graag een combinatie van een elektronische variant (zie onderzijde) én een speciaal ontworpen papieren boekje. Dit vergt minder discipline en dus doe ik het eerder. Voor o.a. mijn bronnen, sociale media, projecten en processen gebruik ik als elektronisch PD een mindmap-programma. In mijn ‘papieren boekje’ kan ik vervolgens meer in detail overzicht houden over de tijdsplanning (dag en week), mijn afspraken, mijn taken en meer. Zo manage ik de tijd dus niet, maar maak ik de tijd voor mij (en anderen) nuttiger. Volgende keer ga ik in op het ‘over afdelingen heen denken en doen’ en doe ik verslag van een bijeenkomst over hoe we anders kunnen gaan werken in 2011.

In de serie artikelen over Het Nieuwe Werken, het tweede artikel: “Een korte inleiding op het omgaan met tijd”

In mijn vorige blog heb ik de twee ‘vergeten’ elementen van Het Nieuwe Werken (HNW) besproken: bewustwording en wederzijds begrip. Deze blog gaat over de twee belangrijke succesfactoren voor HNW: focus en discipline. Zonder deze twee factoren werkt tijdmanagement niet in HNW. Waarom?

Tijd laat zich namelijk niet managen omdat tijd voor iedereen gelijk is. Een seconde, minuut of uur voor mij is net zo lang als voor jou. Tijdbeleving kan echter wél verschillen (bijvoorbeeld bij pijn of vreugde). Tijdgebruik ook. De een ‘haalt’ meer uit de tijd dan de ander. In het Westen visualiseren we tijd vaak als een lijn met een begin en een eind. Als voorraadbegrip dus: ‘Sorry, ik heb nu even geen tijd voor jou.’ In oosterse culturen wordt de tijd vaak als een cirkel gezien. Tijd is er immers altijd.

Lees de rest van het artikel door Jerre Lubberts op het blog van Re.Public