Tijd- en plaatsonafhankelijk werken met Dropmind

Seavus DropMind™ Web (eerste release 2009) is een mindmappingoplossing voor visueel denken en organiseren van on-line activiteiten.  Online mindmappen kan helpen om de productiviteit van (interne en/of externe) teams significant te verhogen waardoor o.a. tijd wordt bespaard. en draagvlak wordt vergroot. Gezamenlijk (tegelijkertijd) on-line mindmappen wordt o.a. toegepast bij het ontwikkelen van plannen, starten van projecten, vergaderen, projecten opstarten, samen de ‘ruggegraad’ van documenten maken, problemen sneller oplossen en team dashboards maken. On line mindmappen kan op 2 manier worden ingezet; a) met elkaar afspreken om op verschillende tijdstippen met elkaar in dezelfde mindmap werken onafhankelijk van waar je zit en op het zelfde moment in de mindmap te werken ieder op een andere lokatie.  Ook wel tijd- en plaatsonafhankelijk werken genoemd. In het eerste geval vergroot je het aantal communicatie momenten en in het 2e geval ook het draagvlak in vergelijking met traditioneel werken. Een ander groot voordeel is natuurlijk dat er niet hoeft te worden gereisd!

Waarom online mindmappen?

MindMappen is een denk-, schrijf- en geheugentechniek die er voor zorgt dat op associatieve wijze informatie kan worden vastgelegd en kan worden onthouden. Hierdoor vergroot je het probleemoplossend vermoden, je creativiteit en je geheugen. Door informatie in de vorm van mindmaps op te slaan worden zowel het analytische (linker) en het holistische (rechter) deel van het brein aangesproken. Beide zijn belangrijk om een goed beeld van bijvoorbeeld een project, plan of strategie en de acties te vormen. Voor meer achtergrondinformatie zie ook de drie delen over mindmappen wel/geen pijler onder Het Nieuwe Werken. Online mindmapping verdient zich vooral snel terug bij kennis management, brainstormen, project start-ups en vergaderingen. Het is een erg intuïtieve manier om kennis op te slaan, te verrijken, verdelen en toepasbaar te maken.

Is er nog een desktopversie nodig?

Seavus DropMind™ is een relatief nieuwe speler. De fabrikant hanteert de lijn om goede Software as a Service te maken met veel functies tegen een scherpe prijs. DropMind is in vergelijking tot de concurrenten bijzonder gunstig geprijsd. DropMind™ desktop afficheert zich zelf als software die identiek is aan Mindjet MindManager™ maar voor persoonlijk gebruikcar 5 maal en voor bedrijfsleven zelfs tot 10 maal voordeliger in aanschaf en gebruik is. In hun marketing laten ze dit op nogal aggressieve wijze blijken. Voor gebruikers die echter het mindmappen op professioneel niveau in werkprocessen als projectmanagement, kennismanagement, management informatie en dergelijke willen toepassen blijft MindManager de betere keus omdat hier meer ‘toegevoegde waarde add-ins’ voor bestaan dan voor welk ander mindmapping programma dan ook (zie bijvoorbeeld www.mindmanageraddins.com) op dit moment. Dropmind heeft naast een webversie ook een dekstopversie voor Windows, Mac OSX, Linux Unbuntu (en een iPad versie). DropMind maakt gebruik van nieuwe generatie technologie Microsoft Silverlight ™. De makers hebben bewust gekozen voor Silverlight omdat het complexe grafische interfaces  kan weergeven. DropMind Web ziet er dan ook uit alsof het een desktopprogramma is. Voor sommigen organisaties is het installeren van MS Silverlight(TM) echter geen optie en dan valt Dropmind als mogelijke keuze af.

Verstorende takken

Net zoals in andere mindmap-tools wordt de enter-toets gebruikt om op hetzelfde niveau nieuwe takken toe te voegen en met de insert-toets worden takken op een niveau dieper toegevoegd.
Bij het gebruik van DropMind Web vallen een aantal zaken op. Als er diverse takken worden toegevoegd kan het voorkomen dat takken door elkaar gaan verschijnen. Dit verstoort het beeld en is tijdens een braindump behoorlijk hinderlijk. De balanceer-functie zorgt er voor dat alle takken weer vrij van elkaar worden gezet.

Is het wel een mindmap?

De gebruiker heeft zelf voor een beperkt deel invloed op de plaatsing van takjes. De gebruiker ziet dat er ruwweg 4 posities van hoofdtakken zijn (links, rechts, onder en boven). De takken die onder en boven komen worden in een organogram achtige vorm weergegeven. In andere mindmapprogramma’s worden takken vaak niet loodrecht geplaatst. In DropMind wordt ze juist wel loodrecht geplaatst in organogram vorm. Visueel lijkt de mindmap daardoor minder op een mindmap uit andere programma’s. Voor de echte mindmappers onder ons zal dit niet aantrekkelijk zijn.

Tijdwinst door smart maps, tijdverlies door zelf schalen

De gebruiker kan gemakkelijk zijn of haar weg vinden in de ribbon-tab; deze heeft veel overeenkomsten met Microsoft Office. Functies zijn logisch en zelfverklarend; er is een uitgebreide online helpfile beschikbaar. Om bijvoorbeeld een kleur of link toe te voegen aan een takje moet wel eerst een takje worden geselecteerd.

DropMind beschikt over een ruimte bibliotheek van iconen en plaatjes. Standaard zijn deze plaatjes nogal groot en nemen daardoor veel ruimte in; deze zijn schaalbaar maar je moet er zelf op letten dat de verhoudingen behouden blijven. Dat kost je dus extra tijd. Vanuit de DropMind kunnen plaatjes worden gezocht via externe bronnen zoals Flickr of Live; jammer dat Google Images ontbreekt. Via een uploadmogelijkheid kunnen plaatjes van de eigen computer worden geupload. Het gebruik van MapParts maakt het leven gemakkelijker. Terugkerende (combinaties van) takken of delen van mindmaps worden opgeslagen in een bibliotheek om deze met 1 klik aan de mindmap toe te kunnen voegen. Dit is een prima functie als je veel gebruik maakt van standaard mindmaps zoals bij vergaderingen (lijstje deelnemers, structuur,), een aantal proces stappen, een 5WplusH sjabloon en meer.

Gebruikersgemak

Toevoegen van externe materialen aan de mindmap

Aan takken in de mindmap kunnen bijvoorbeeld diverse links naar websites worden gehangen. Er kunnen ook bestanden vanaf de computer worden geüpload zodat deze worden gelinkt. Dit is bruikbaar om bijvoorbeeld een takje met bronnen aan een projectmindmap toe te voegen. Het is ook mogelijk om documenten vanuit het aan DropMind Web gekoppelde Google-Docs-account te hangen. Als de gebruiker een Gmail of Google Apps account linkt aan het DropMind Web account,  kan via een een pop-up in de Google Docs documenten worden genavigeerd en gekoppeld aan een takje. De bekijker van de mindmap beschikt dan altijd over de recentste versie van het Google Docs Document. Het is ook mogelijk om een audiobestand direct vanuit DropMind web op te nemen en te koppelen aan een takje. Een tekstuele uitleg kan soms volstaan maar soms is het gesproken woord waardevol om een bepaalde actie of propositie uit te leggen.
Dat DropMind web op desktopsoftware lijkt, blijkt uit het feit dat er moeiteloos diverse mindmaps kunnen worden geopend in hetzelfde venster.

Gezamenlijk visualiseren en werken

Seavus, de maker van de online mindmap oplossing DropMind, heeft koppelingen met andere online tools zoals Google Docs en Google Contacts (beide onderdeel van de online suite Google Apps). De integratie met Google Docs is goed doordacht. Aan takjes in de mindmap kunnen documenten uit Google Docs worden gekoppeld. Google Contacten waarmee wordt samengewerkt in Google Docs kunnen worden toegevoegd aan de online community in DropMind. Dit zorgt ervoor dat zonder tussenkomst van handmatig invoeren van namen en gegevens, gemakkelijk kan worden doorgewerkt. Diezelfde contacten kunnen dan gemakkelijk samenwerken in de mindmap. Het is ook mogelijk om via de webcam een foto te maken en deze direct aan een takje te hangen. Bij het samenwerkenis het prettig omdat er gemakkelijk kan worden teruggegaan naar een eerder versie van de mindmap via de history functie.

Samen projecten starten en visualiseren

Dat DropMind web echt gebruiktmaakt van web2.0 technologie en meegaat in een nieuwe kijk op online werken, blijkt uit het ruimte aantal mogelijkheden om zaken te importeren of exporteren naar online Software as a Service diensten zoals Basecamp van 37Signals. Basecamp is een online projectmanagement tool. Gehele projecten en to-do lijsten kunnen worden geimporteerd uit Basecamp en worden omgezet in overzichtelijke mindmaps. Mindmaps kunnen ook worden omgezet in een Basecampproject of -taken.

Mindmappingprogramma’s zijn over het algemeen bijzonder geschikt voor brainstorming. Dit komt vooral om dat je gemakkelijk en snel ideeën in kunt voeren, hoofd- en bijzaken kunt onderscheiden door kleuren en iconen toe te wijzen en snel het resultaat kunnen delen. Vanuit DropMind kan met gebruikers uit de community een online sessie worden geïnitieerd. Er kan worden gechat, ideeën worden toegevoegd en worden gestemd over ideeën. In combinatie met het gebruik van Skype ontstaat er een volwaardig alternatief om gezamenlijk online te kunnen werken, plannen en ideeën uit te wisselen. Hierbij is het van belang om goed te letten op de valkuilen bij on-line vergaderen zowel voor de voorzitter als de deelnemers zelf. Omdat een belangrijk stuk non-verbale communicatie ontbreekt en je elkaar echt moet laten uitpraten (groot voordeel) moet de bijeenkomst strak worden geleid en een goed voorbereiding hierbij is het halve werk. Inmiddels zijn hier speciale trainingen voor zoals bijvoorbeeld deze.

Van en naar de mindmap en meer

Er zijn diverse importeer- en exporteer mogelijkheden. Importeren vanuit diverse mindmap-tools zoals MindManager, FreeMind en Xmind zijn mogelijk maar niet vanuit Excel zoals bij MindManager de belangrijkste concurrent (volgens Dropmind). Ook kent Dropmind geen word import zoals MindManager. Dit kan echter worden omzeilt door gebruik te maken van een add-in voor word (word2map) die een freemind of MindManager format kan exporteren. De mindmap kan o.a. worden omgezet als Microsoft PowerPoint presentatie. In DropMind worden de slides ter beoordeling weergeven. DropMind exporteert echter alleen tekst als bullet lists in PowerPoint; een tak per slide. Beduidend minder mogelijkheden dan met MindManager hoewel je moet afvragen of je überhaupt nog wel naar powerpoint wil exporteren als je ook vanuit je mindmap kan presenteren. Daarnaast kan de mindmap worden geëxporteerd naar DropMind desktop, Microsoft Word, Mindjet MindManager, Xmind, Basecamp, HTML website, XML, als plaatjes en als Google Sites. DropMind heeft een goede integratie met Google Apps waarvan SItes een onderdeel is. De kracht van gemakkelijk projecten of informatie opdelen, kan worden gebruikt om een gehele site te ontwikkelen vanuit de mindmap. In de mindmap kan gemakkelijk worden geschoven en gestructureerd en met één klik worden omgezet in een volwaardig werkende Google Sites website. Heel aardig maar niet van het niveau van MindManager in combinatie met de Visual web export add-in.

Overal inzicht in gevisualiseerde ideeën in mindmaps

Net zoals diverse andere (online) mindmapping tools zoals: MindMeister en Mindjet Catalyst biedt Dropmind vergelijkbare of meer functionaliteit. Meer is echter niet altijd beter en dus moet je beginnen met de behoefte. Voor eenvoudig on-line samenwerken in een mindmap is het prima. Bij Dropmind heeft een gebruiker de beschikking over zowel dekstop- als webversie dan kunnen mindmaps worden gesychroniseerd. Alle mindmaps die worden opgeslagen in de speciale ‘synchronized map’ zijn automatische beschikbaar in de online versie. Alle wijzigen die online worden gemaakt zijn bij een volgende start van de desktopversie beschikbaar. Gebruiksmak Seavus DropMind Web
Deze Software as a Service is beschikbaar in het Engels, Spaans, Frans, Duits en Japans; helaas niet in het Nederland. DropMind web kan worden gebruikt in de volgende browsers (installatie Microsoft Silverlight is benodigd): Microsoft Internet Explorer 6.0 of hoger, Mozilla Firefox 2.0 of hoger en Apple Safari 3  of hoger. Google Chrome wordt niet genoemd in de technische documentatie, terwijl DropMind er in de praktijk prima in werkt.
Via de smartphone kunnen mindmaps in het account worden bekeken en worden aangepast, deze zijn te benaderen via: http://mapp.dropmind.com. DropMind werkt in de Android browser, Apple iPhone Safari en BlackBerry browser verise 4.6 of hoger.

Data en beveiliging

De opslag van data binnen DropMind web wordt opgeslagen bij Amazon in Amerika. Inloggen op DropMind web geschiedt via een beveiligde verbinding (SSL). Voor bepaalde organisaties zal dit onacceptabel zijn (banken, overheidsorganisaties etc.)De mindmaps zijn gecodeerd en zonder DropMind niet te bekijken. Als een map niet publiekelijk is gedeeld, kan alleen de eigenaar van de mindmap de inhoud bekijken. De toegang naar bijvoorbeeld Twitter of Google Apps verloopt via de authorisatie mogeljkheden van de betreffende dienst.

Kosten

Het is mogelijk om gratis te starten met DropMind, en men kan dan voor 15 dagen (30MB opslag) aan de slag. In deze variant kan niet worden geëxporteerd of gebruik worden gemaakt van diverse integratie mogelijkheden.
De premium versie is beschikbaar voor 3 maanden à €15 (100 MB opslag), voor een half jaar bedragen de kosten €25 en voor een jaar is het €39. Daarmee is DropMind op jaarbasis €20 goedkoper dan de premium versie van MindMeister en veel goedkoper dan Mindjet Catalyst. DropMind web is ook als academic versie beschikbaar. De schijfruimte is beperkt zeker als er veel documenten worden gekoppeld aan de mindmaps.

Eindoordeel

DropMind is een volwaardig alternatief voor bekende online mindappingtools als Mindjet Catalyst en MindMeister. De beginnende gebruiker kan voor een laag bedrag starten met deze online dienst. De gevorderde gebruiker zal merken dat DropMind veel handige functies en online integraties biedt, die online mindmappen gemakkelijk verweven in het (samen)werkproces. DropMind moet het hebben van veel functies en integratie met andere online tools tegen een schappelijke prijs. Voor professioneel gebruik in strategische werkprocessen en activiteiten als kennismanagement, project- en programma management, proces optimalisatie, management rapportages en strategische besluitvorming is het grote voorbeeld MindManager (nog wel) de leider dankzij de grote hoeveelheid toegevoegde waarde apps (addins). DropMind werkt op diverse Operating Systems en kan worden benadert via iPad en mobiele telefoon.

Is er behoefte aan een passend advies over online mindmappen of bijvoorbeeld een aantal sjablonen voor DropMind om snel te kunnen starten zoals een persoonlijk dashboard of projectstartup? Neem dan via onderstaande contactmogelijkheden contact met hypershifters op. Graag helpen we je verder.