Deze review is eerder verschenen op Cloudtools.nl. De test gaat over de Catalyst versie juni 2011.

Inleiding

Hypershifters richt zich op het gebruik van visual mapping software. Hierbij komen zowel open source, freeware als commerciële oplossingen aan bod. De toegevoegde waarde van Hypershifters is onderzoek, advies en consultancy voor zowel ervaren als onervaren gebruikers. Bij veel gebruikers bestaan vragen over de mogelijkheden van visual mapping voor hun werkomgeving. Dit was reden voor Hypershifters om een testteam te formeren dat, mede geadviseerd door internationale specialisten op het gebied van visual mapping, actuele producten kritisch bekijkt. Minder vanuit ‘de knoppen’ van de software maar meer vanuit toepassingsgebieden. Denk daarbij aan bijvoorbeeld brainstormen, meetingmanagement, projectmanagement en kennismanagement.
De reviews gaan uit van een door ons opgestelde matrix die als meetlat dient op de genoemde toepassingsgebieden. Naast de reviews zul je de resultaten ook terugvinden in een vergelijkingstabel.

Mindjet Catalyst is gemaakt om teams en individuen te ondersteunen om complexe informatie overzichtelijk te maken en op een creatieve en visuele manier problemen op te lossen. Acties kunnen gezamenlijk bepaald en bijgehouden worden. Documenten, kennis en inzichten zijn te delen. Via de geïntegreerde chat kan men onderling overleggen. Online software zorgt voor besparing op reistijd en maakt het zoeken naar informatie efficiënter. Catalyst is de online variant van MindManager, één van de bekendste desktop mindmapping software tools.

“Hebben we niet al eens een keer taken verdeeld?” ”Waar staat dat ene projectvoorstel?”  ”Graag wil ik de voortgang vastleggen en delen met anderen zodat we geen zaken dubbel gaan doen”. Het werken op afstand in teams vraagt van de teamleden dat ze overal een up-to-date overzicht hebben van de taken en de voortgang. De informatieovervloed maakt het echter moeilijk om de juiste informatie altijd beschikbaar te hebben.

Meer overzicht en beter samenwerken door mindmapping

MindMapping is een denktechniek die helpt om informatie in steekwoorden te structureren in hoofd- en bijzaken. Door gebruik van kleur, afbeeldingen, iconen en onderlinge relaties, wordt op een krachtige manier informatie vastgelegd. Vul dit aan met taakinformatie zoals start- en eindtijden, uren, afhankelijkheden en resources dan wordt projectmanagement visueler en eenvoudiger.

Samenwerkingsplatform om ideeën te visualiseren

Met Mindjet MindManager was het al mogelijk mindmaps te maken van bijeenkomsten en vergaderingen. De fabrikant heeft de krachtige functionaliteit van de desktop samengevoegd met een Software as a Service (SaaS) oplossing. Met dit SaaS platform worden mogelijkheden voor projectmanagement en documenten gecombineerd met delen en met een visuele collaboration-tool. De mindmaps worden online met de deelnemers gedeeld, ze kunnen wijzigen direct doorvoeren of de voortgang  bijhouden. Teams kunnen daardoor plaatsonafhankelijk brainstormen, acties plannen en uitvoeren, projecten starten en informatie inzichtelijk maken.

Deel mindmaps buiten het team

Vanuit Catalyst kunnen de mindmaps direct worden gedeeld binnen of buiten het team. De mindmap kunnen worden gedeeld via sociale netwerken als LinkedIn, Facebook, Twitter of worden ingesloten in een blogartikel. De lezer hoeft geen Catalyst account te hebben om de mindmap te bekijken of te downloaden. De gebruiker heeft in Catalyst de volledige controle over de gedeelde content via My Shared Content. Na publicatie is dit aanpasbaar.

Het gebruiksgemak van Catalyst

Mindjet Catalyst is beschikbaar in het Engels, Duits, Frans en Japans, maar niet in het Nederlands. De software werkt onder een Microsoft Internet Explorer 7.0 of hoger, Mozilla Firefox 3.0 of hoger, Google Chrome en Apple Safari 4.x browser die beschikt over Adobe FlashPlayer 9 of recenter.

Catalyst bevat een paar (kleine) fouten en/of ongemakkelijkheden. Soms zie je bij het laden van een onderdeel een pagina: Geen pagina gevonden op dit adres; dit verdwijnt ook weer snel. In het hoofdmenu staat de optie Webconferencing; deze module wordt echter niet meer ondersteund door de fabrikant. Wanneer hierop wordt geklikt, verschijnt het bericht dat alleen een moderator dit kan starten. De meeste organisaties beschikken al over een mogelijkheid voor webconferencing die gemakkelijk in combinatie met Catalyst kan worden gebruikt, bijvoorbeeld Skype.

Onderaan het scherm circuleren een twaalftal bruikbare tips. De rolldown menu’s zorgen voor een opgeruimde uitstraling. Gelukkig kunnen alle menu’s geheel worden verborgen om te focussen op het mindmappen, zeker handig bij een klein scherm. De menu’s er interfaces zien en fris uit en werken snel. De ondergrond is antraciet-zwart, dit kan hinderlijk zijn als er veel lichtinval is op het scherm omdat het dan moeilijker leesbaar is. Er zijn een uitgebreide FAQ, video totorials en online help beschikbaar. Via customer support krijg je redelijk vlot een reactie.

Beveiliging van Mindjet Catalyst

Catalyst is op een goede manier geintegreerd in de desktopversie van MindManager. De online gestarte mindmap kan bijvoorbeeld worden verrijkt met aanvullende functies die de desktopversie biedt. Zoals exportmogelijkheden naar Microsoft Word, PowerPoint en Excel, het maken van een website van de mindmap of via addins exporteren naar een Excel takenlijst. In de mindmaps kunnen bijlagen worden opgeslagen met uiteenlopende bestandsformaten.

Mindmaps en documenten worden automatisch opgeslagen in een beveiligde Catalyst workspace. Leden van de workspace hebben direct toegang tot de meest recente versies van de mindmaps. Via de beheerder van de account zijn er drie autorisatieniveaus: owner, author of reader.

Om niemand aanpassingen te laten maken kan een mindmap worden gelocked. Versiebeheer is ook mogelijk, zodat de gebruikers gemakkelijk naar een eerdere status van een mindmap terug kunnen gaan. Mindmaps kunnen worden uitgechecked zodat een gebruiker veilig in de mindmap kan werken zonder dat iemand anders de wijzigen teniet doet.

Mindjet heeft Catalyst gebouwd met veiligheid en betrouwbaarheid als uitgangspunt. De SaaS oplossing is ge-audit (SAS 70 Type II) en heeft een certificaat ontvangen; de data wordt fysiek binnen de grenzen van de USA opgeslagen.

Kosten van de online mindmapping software

Er is een 30 dagen testversie beschikbaar. Tijdens het schrijven van deze review is de abonnementsprijs voor een startende gebruiker voor 1 jaar ongeveer € 108,- exclusief BTW; betalen per maand kost iets meer. Standaard is er 500 MB opslagruimte beschikbaar, dit is tegen betaling te verruimen naar 5 GB. Mindjet Catalyst is ook te integreren in de desktopvariant van MindManager (vanaf versie 8).

Conclusie Mindjet Catalyst

Met het gebruik van Mindjet Catalyst staat (gezamenlijk) visualiseren, samenwerken en het delen van informatie centraal. Daarme is het online samenwerkingsplatform geschikt voor individuen, netwerkorganisaties en teams binnen organisaties. Begrip van de mindmappingtechniek is aan te raden om goed te kunnen werken met Catalyst. Er is echt voordeel te behalen bij het gezamenlijk maken van plannen en brainstormen.

De grote kracht van Catalyst is echter dat de software online samenwerken, online documentbeheer, geïntegreerde chat integreert met een creatieve probleemoplossingsmanier door gebruik te maken van visualiseren. Een andere echte pre is dat er gelijktijdig samengewerkt kan worden aan één mindmap.