Mindjet MindManager 8 Test
Meeting-management
De fasen bij meetingmanagement zijn de voorbereiding, het versturen van de agenda, de meeting zelf en de nazorg. Bij de voorbereiding van een vergadering bestaan mogelijkheden als het importeren van informatie uit bijvoorbeeld MS Excel (o.a. door gebruik te maken van add-in’s), aanbrengen van hyperlinks naar relevante bestanden en Internetsites. De export naar Microsoft Word levert dan een heldere uitnodiging naar de deelnemers op.
MindManager vindt het soms niet leuk wanneer een gekoppeld Excel-bestand niet wordt gevonden. Dan helpt alleen nog het stoppen van Excel via de taskmanager. Dit is helaas nog steeds een bekend probleem wat ook op de diverse forums wordt besproken en hopelijk in de volgende minor upgrade tot het verleden behoort.
Tijdens de meeting kunnen bij MindManager taken, verantwoordelijken, tijden en prioriteiten worden toegevoegd. Door gebruik te maken van het ‘Powerfilter’ kan op specifieke kenmerken worden ingezoomd. Dit is bijzonder handig als de mindmap ‘groeit’ en men toch snel relevante informatie wil kunnen terugvinden.
Na de meeting kan met behulp van bijvoorbeeld een add-in een export naar Excel worden gemaakt met daarin een takenlijst per verantwoordelijke en eventueel een Gantt-chart – al met al een goed te gebruiken verslag van de meeting!
MindManager kent zelf geen mogelijkheden richting Excel maar er zijn interessante en handige add-ins op de markt om informatie te exporteren naar een toegankelijk Excel-formaat. De standaard Excel functie in MindManager biedt deze functionaliteit niet. Deze kan slechts een link in de mindmap tot stand brengen met een bestaande ‘Excel-range’.
MindManager kent zelf geen mogelijkheden richting Excel maar er zijn interessante en handige add-ins op de markt om informatie te exporteren naar een toegankelijk Excel-formaat. De standaard Excel functie in MindManager biedt deze functionaliteit niet. Deze kan slechts een link in de mindmap tot stand brengen met een bestaande ‘Excel-range’.
Project-management
Denkend aan de diverse projectevaluaties die we hebben uitgevoerd zaten de echte oorzaken van de opgetreden problemen vrijwel altijd in de beginfase en hadden in 95% van de gevallen te maken met communicatie.
Het niet snel kunnen koppelen en in kaart brengen van de juiste informatie, het structureren van de business-case, het koppelen van hetkostenplaatje en dan de informatie uit de hoofden toevoegen en delen zodat er een gezamenlijk beeld van het vertrekpunt onstaat.
Wanneer je in die beginfase gebruik zou maken van mindmapping dan zijn veel problemen niet alleen bij de start maar zelfs gedurende de looptijd van een project uitstekend te voorkomen. Belangrijkste reden hiervoor is het vereenvoudigen van communicatie vanuit het gezamenlijke beeld, faciliteren van beslissingen, gemakkelijker managen van faseovergangen en focus houden op het kritieke pad dat leidt tot het behalen van de belangrijkste doelen uit de businesscase.
Mindmapping kan helpen voorkomen dat actielijsten worden gemanaged i.p.v. projectdoelstellingen. Focus houden op de planning wordt gemakkelijker. Ook in het vervolgtraject en bij de diverse onderdelen van projectmanagement kan mindmapping van groot belang zijn – denk eens aan risicomanagement en het opzetten van dashboards. Een mindmap levert letterlijk voor alle betrokkenen eenzelfde beeld op van de situatie.
Wanneer we dan ook nog eens deze mindmaps kunnen exporteren naar bijvoorbeeld JVC Gantt of via MS Excel met de aHa!2Way XLS en zelfs naar MS Project (maar dat is vaak ’te zwaar’) dan kunnen we volgens Mindjet niet alleen 30-35% tijd besparen door mindmapping te gebruiken, maar ook veel geld doordat veel problemen verderop in het traject voorkomen worden.
Zoals ook bij de andere toepassingsgebieden is bij projectmanagement de exportmogelijkheid naar MS PowerPoint en MS Word een veel gebruikte functie.
MindManager 8 kent alle noodzakelijke en wenselijke functies die bij projecten van belang zijn, zelfs een functie die de gegevens in de takenmap calculeert. Het is mogelijk topics toe te voegen die de taken en hun looptijd representeren. Wanneer deze gelinkt worden (‘relationship’) om de volgorde van de taken aan te geven en begin- en einddata zijn aangegeven berekent MindManager het laatste startmoment of het vroegste eindmoment voor ieder taak. Om dit te visualiseren met een Ganttchart zijn bijvoorbeeld de add-in aHa!2Way XLS of MS Project noodzakelijk.
Ook handige functies als filteren, een spreadsheet of tabel in de mindmap en/of het online toegankelijk maken zijn voor MindManager 8 geen probleem.
Een voorbeeld voor toepassing van MindManager is Prince2 is een programma van VTS dat naast alle P@ formulieren ook de ‘doorstroom’voor de gebruiker in kaart brengt en helpt bij de ‘checks and balances’:
De fasen binnen een project worden in een overkoepelende mindmap aangegeven terwijl per projectfase onderliggende mindmaps kunnen worden gemaakt. Eenvoudiger is door gewoon de Prince2 formulieren als mindmap in te vullen en dan te exporteren
Hetzelfde kan uiteraard worden gerealiseerd voor PMBOK.
Te denken valt verder aan de toegevoegde waarde van een projectrapportage met behulp van MindManager. Met een export hiervan naar het web hebben alle betrokkenen toegang tot de actuele status van het project.
Een andere mooie oplossing voor projectteams die niet op dezelfde afdeling zitten is om gebruik te maken van het virtuele projectbureau ‘Work of Minds’ dat gebaseerd is op de open source applicatie ‘dotproject’ en zelfs een workflowmodule kent waar je zelf je projectaanpak kunt definiëren, mindmaps inlezen van MindManager en automatisch in de workflow plaatsen.
